Dar seguimiento a los procesos administrativos (adquisiciones, contratación de personal, pagos de servicios y productos, Cash Advances) para la ejecución de los proyectos de la oficina.
En coordinación con la responsable de Administración, apoyar en los procesos administrativos incluyendo Recursos Humanos.
Apoyar en la organización y archivo de la documentación de las distintas áreas de Operaciones, tanto en forma física como electrónica.
En coordinación con la responsable de Adquisiciones, apoyar en el mantenimiento de la oficina en general.
Cotejar y ordenar documentación en expedientes, de acuerdo a listados de documentos oficiales y clasificación del sistema de archivo de Naciones Unidas.
Colaborar en la integración de los informes administrativos y/u operativos que le sean requeridos.
Mantener un control administrativo de la información de forma ágil e integral del área de Operaciones.
Apoyar en la organización y logística de eventos.
Apoyar a la oficina en el oportuno abastecimiento de papelería.
Asistir a la Responsable de Operaciones en los asuntos administrativos, según se requiera.
Competencies
VALORES DE LA ORGANIZACION /PRINCIPIOS RECTORES
Integridad: Demostrar la consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
Profesionalismo: Demostrar competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.
Sensibilidad cultural y diversidad de valores: Demostrar reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal. Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.
COMPETENCIAS DE LA ORGANIZACION
Ética y valores: Demostrar y salvaguardad la ética e integridad.
Conocimiento organizacional: Asumir el auto desarrollo y toma iniciativas
Trabajo en equipo: Demostrar habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
Comunica y comparte información: Facilitar y fomentar una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.
Autogestión e inteligencia emocional: Mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.
Manejo de conflictos: Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.
Aprendizaje continuo y conocimiento compartido: Fomentar el aprendizaje y compartir el conocimiento.
Toma de decisión adecuada y transparente. Demostrar la toma de decisión con conocimiento y transparencia.
Required Skills and Experience
Educación:
Estudios de licenciatura en Administración de Empresas y/o áreas relacionadas.
Título deseable.
Experiencia:
Al menos un año de experiencia en temas administrativos y de control de procesos.
Conocimiento práctico y habilidad para apoyar y mantener los archivos y/o registros de la oficina bajo un sistema de archivo como el Global Filing System (físico y digital).
Manejo de paquetería Microsoft Office 2007 y Windows XP.
Requerimientos de idiomas y adicionales:
Dominio del español e inglés escrito y hablado.
Conocimiento de sistemas ERP, como el Sistema Atlas.
Nacionalidad mexicana o contar con permiso de trabajo vigente.
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