assistant(e) administratif(ve) et Financier

Sous la supervision directe du Coordonnateur du programme, l’Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) sera chargé(e) d’aider le Coordonnateur dans la gestion du Programme et de veiller à ce que les procédures financières et administratives soient strictement respectées par tous les intervenants. Responsabilités spécifiques:

Plus spécifiquement, l’Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) aura comme fonctions:

* Assurer la gestion financière du Programme conformément au manuel de procédures de gestion;
* Superviser l’établissement de la paie;
* Veiller au contrôle de la petite caisse;
* Veiller à l’exécution des budget;
* Produire les rapports financiers mensuels du Programme;
* Faire les états de dépenses internes du Programme;
* Gérer les passations de marchés (commander les biens et services en respectant strictement les procédures inscrites dans le manuel de gestion);
* Recenser les besoins matériels et financiers;
* Faire la vérification de l’autorisation d’achat;
* Faire la prospection du marché;
* Coordonner l’élaboration du cahier des charges pour les appels d'offres;
* Assurer la réception de fonds;
* Fournir au Programme des conseils d’ordre professionnel, comptable, financier requis pour le contrôle et le suivi des activités;
* Représenter le coordonnateur aux rencontres avec les partenaires à la demande de ceux-ci;
* Coordonner les activités de secrétariat;
* Assurer le bon fonctionnement de l’Administration du Programme:
* Gérer le personnel du Programme,
* Suivre les budgets en vérifiant les dépenses de fonctionnement périodique de manière à éviter les dépassements;
* Faire le suivi de la paie des agents;
* Assurer un suivi au niveau de l’approvisionnement du bureau et des équipements;
* Superviser la réception et la distribution du matériel et des équipements;
* Superviser l’engagement des dépenses et ordonner le paiement,
* Coordonner les activités comptables et financières et s’assurer du respect de toutes les obligations juridiques, fiscales et sociales du Programme;
* Assurer la gestion des immobilisations;
* Gérer les missions et déplacements: ordre de mission, perdiems, etc;
* Accomplir d’autres tâches connexes à la demande du Coordonnateur.

Competencies

Compétences personnelles:

* Démontrer son engagement envers la mission du PNUD, la vision et les valeurs sur les manifestations culturelles, le sexe, la religion, la race, la nationalité etc. Compétences fonctionnelles:

Gestion des connaissances et apprentissage

* Partage des connaissances et l'expérience;
* Travailler activement à l'apprentissage personnel continu et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises. Le développement et l'efficacité opérationnelle:

* Capacité à exécuter une variété de tâches standard en matière de gestion des ressources financières, y compris le dépistage et la documentation de collecte, traitement de données financières, de dépôt, la fourniture d'informations;
* Bonne connaissance des règles et règlements financiers, comptables et des procédures du PNUD;
* Fortes connaissances de l’outil informatique;
* Aptitude à travailler aux procédures de restructuration, la mise en œuvre de nouveaux systèmes. Leadership et l'autonomie de gestion:

* Résultat accès sur le client, réagit et met l'accent positif aux commentaires;
* Démontre une forte concentration et une attitude positive et constructive sur les approches logiques de travail.
* Reste calme, au contrôle et de bonne humeur même sous pression;
* La formation et la certification du PNUD dans le domaine de l’administration en général.

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