(date when the selected candidate is expected to start)Duration of Initial Contract :Expected Duration of Assignment :Bajo la dirección y supervisión de la Asociada Administrativa, la Recepcionista proporciona los servicios de comunicación telefónica y atención de la Recepción manteniendo actualizada la información, garantizando alta calidad y exactitud del trabajo. La Recepcionista promueve un enfoque hacia el cliente, orientado a obtener resultados con calidad. La Recepcionista trabaja en estrecha colaboración con las Unidades de Operaciones, Programa, personal de Proyectos en la Oficina de País y otras Agencias de Naciones Unidas, intercambiando información y asegurando la prestación de servicios de manera consistente. Recibir de manera cálida, eficaz y oportuna a los visitantes de la Oficina coordinando la atención de manera conjunta con los vigilantes y siguiendo los protocolos de seguridad establecidas. Prestar una atención eficaz de la central telefónica, brindando orientación e información adecuada y veraz, direccionado y transfiriendo rápida y oportunamente las llamadas recibidas.Llevar la base de datos con el registro diario de los visitantes y el registro de las personas que asisten a reuniones, manteniendo archivada la información en la Recepción. Llevar y registrar la hora de ingreso y salida del personal contratado para la prestación de los servicios de aseo y cafetería. Actualizar mensualmente el listado de extensiones de los funcionarios de la Oficina y, así como los datos relacionados con las Agencias del Sistema.Conocer y aplicar los lineamientos de seguridad exigidos por UNDSS y el Jefe de Seguridad del PNUD, contribuyendo en su cumplimiento y exigencia de los mismos, en conjunto con los vigilantes de seguridad y el agente de policía.Mantener actualizado el inventario puesto a puesto de la Oficina PNUD en coordinación con la recepción del segundo piso. Apoyar la verificación física y actualización del inventario de la Oficina en general. Trabajar de manera conjunta con la recepción del segundo piso para realizar el recorrido semanal de la Oficina y contribuir al adecuado mantenimiento de las zonas comunes y la Oficina en general, que tienen que ver con: bombillos, cerraduras, muebles, puertas, aire acondicionado, extintores, dispensadores de agua, lámparas, tapetes, sillas, persianas y otros. Solicitar y tramitar la compra y reposición de equipos celulares para los funcionarios PNUD y de otras agencias y proyectos, y demás asuntos relacionados. Ingresando, y actualizando la información en la intranet de los equipos que deban ser ingresados en inventario de oficina.Gestionar la renovación de las distintas publicaciones (revistas y diarios), suscritas por la Oficina PNUD.Llevar el control de los pedidos de aseo y cafetería realizando el recibo mensual en coordinación con la recepción del segundo piso. Llevar eficazmente la reserva de salas de juntas en la intranet, verificando el listado de asistentes a reuniones y coordinando la organización de las salas, en conjunto con los facilitadores del evento. Administrar el uso de los botiquines de la Oficina.Elaborar cuentas de cobro y tramitar pagos. Todas las demás que le sean asignadas por su supervisor. Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas.Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas. Gestión del Conocimiento y AprendizajeComparte el conocimiento y la experiencia.Trabaja activamente en su desarrollo y aprendizaje personal en una o más áreas de práctica con un plan de aprendizaje y aplica nuevas habilidades adquiridas.Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación. Demuestra una actitud positiva y constructiva. Mantiene la calma, el control y buen humor incluso bajo presión.Orientación a Resultados y Eficacia Operacional Demuestra capacidad para realizar varias tareas relacionadas con la atención al cliente, servicio de atención telefónica, mantenimiento de oficinas y manejo de información. Cuenta con disponibilidad para trabajar en horario flexible incluyendo días festivos cuando así se requiera. Buen conocimiento de normas y regulaciones administrativas de PNUD. Buen conocimiento y habilidad efectiva para manejar herramientas tecnológicas de información, en particular Excel, Word y PowerPointEstudios Técnicos en Secretariado bilingüe – Tecnología en áreas relacionadas con administración. Experiencia en el uso de herramientas tecnológicas y manejo de software (Ms Word, Power Point, etc.).Experiencia y dominio del manejo de Excel.Mínimo cuatro (4) años de experiencia en cargos secretariales y/o administrativos.Se requiere buen manejo del idioma inglés.
IMPORTANTE
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.View the original article here
This post was made using the Auto Blogging Software from WebMagnates.org This line will not appear when posts are made after activating the software to full version.
No comments:
Post a Comment