Directeur adjoint operations / Deputy Director of Operations

An English description will follow:

Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est  l'un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d'un conflit aux victimes d'oppressions et de conflits violents. Au travail dans plus de 26 pays, l'IRC s'engage à la liberté, la dignité humaine et de l'autonomie.

Vue d’ensemble

Le Programme de IRC au Tchad recherche un ou une Directeur Adjoint Operations pour maintenir et améliorer les départements opérations (finance, administration, logistique, Technologie de l’information (TI) et ressources humaines). Le/la Directeur Adjoint Operations s’assurera que les systèmes, procédures et politiques sont diffusés, compris et mis en œuvre par le personnel dans les différents secteurs. Il/Elle s’assurera également que le Directeur National est briefé sur la sécurité et les procédures afférentes. Enfin, le/la Directeur Adjoint Operations participera au management d’ensemble de l’organisation, en contribuant au développement et à l’achèvement des objectifs stratégiques en tant que membre de l’Equipe Gestion Pays.

Le/la Directeur Adjoint Operations supervisera directement 4 collaborateurs senior (trois sont basés à N’Djamena) : le coordonnateur logistique, la Coordonnatrice RH, le manager TI et le Chef de Base (Abéché). Il/elle fournira une supervision technique au personnel des opérations des bureaux de terrain. Le/la Directeur Adjoint Operations rapportera au Directeur National et travaillera en étroite collaboration avec le Directeur Régional Adjoint chargé des opérations.

Responsabilités

Gestion générale Continuer l’amélioration des opérations au sein du Programme Pays; développer un plan annuel des opérations ;Participer aux décisions stratégiques et quotidiennes en tant que membre de l’Equipe Gestion Pays ;Superviser directement le contrôleur financier, le coordonnateur logistique, la Coordonnatrice RH et le manager TI;Evaluer et renforcer les capacités du personnel comme le coordonnateur logistique, la coordonnatrice des ressources humaine, le manager TI et le Chef de Base (Abéché). Renforcer les capacités des coordonnateurs terrains et du personnel opérations sur le terrain ; S’assurer qu’IRC respecte la législation tchadienne (législation du travail, fiscale et douanière, etc.) ;S’assurer que les politiques et procédures sont à jour, et comprises par le personnel ;En collaboration avec le Département Finance, s’assurer qu’un suivi et contrôle des bureaux de terrain est en place et documenté ;Analyser les besoins en personnel ;Participer activement aux réunions de début et fin de projet ;Jouer un rôle actif dans la préparation des audits internes et externes ; s’assurer que les recommandations concernant les opérations sont suivies et que l’ensemble des mesures pour résoudre les problèmes des résultats d’audit sont mis en place. Finance Révision et assistance au maintien des budgets opérations pour les bureaux du terrain.Logistique et TI (Technologie de l’information) Former et renforcer les capacités du personnel Logistique et TI ;Superviser les appels d’offres et s’assurer du respect des règles de IRC et des donateurs ;Revoir les contrats principaux et s’assurer de la revue et validation de NY ;Superviser la mise en œuvre des procédures logistiques concernant notamment les achats, la réception des achats, le stockage, les communications et le transport ; actualiser ou élaborer des procédures lorsque nécessaire ;Actualiser les procédures TI et s’assurer de leur mise en œuvre par le manager TI ;S’assurer que tous les équipements sont maintenus et sécurisé et qu’un plan adapté de remplacement est en place.Administration Assister la coordonatrice administration et ressources humaines dans la mise en œuvre des procédures et systèmes administratifs ; actualiser et élaborer les procédures lorsque pertinent ;S’assurer que toutes les propriétés respectent les standards de santé et de sécurité ;Surveiller la gestion des visas, et des permis de travail du personnel expatrié, ainsi que des arrangements de voyage ;Surveiller la mise en œuvre de ‘IRC Connect’ (orientation des nouveaux collaborateurs nationaux et internationaux).Ressources humaines Former et renforcer les capacités du personnel ressources humaines;Assister la coordonnatrice administration et ressources humaines dans la mise en œuvre des procédures et systèmes des ressources humaines; actualiser et élaborer les procédures lorsque pertinent ;Surveiller la mise en œuvre du plan de formation, développement et de rétention du personnel ;Mettre en œuvre et superviser les procédures et politiques RH pour le personnel expatrié ;S’assurer que la politique ‘The IRC Way’ et la politique de rapportage obligatoire sont diffusées au personnel; partenaires, fournisseurs et contractuels ;Superviser la mise en œuvre du système d’évaluation des performances pour le personnel national ;Superviser le recrutement et la formation du personnel sur l’administration, la logistique, les ressources humaines, les TI, en collaboration avec les différents managers concernés.Sécurité Suivre et rapporter sur les questions de sécurité ;Mettre à jour le plan de gestion de la sécurité pour le pays et former le personnel sur les procédures et reflexes sécurité si nécessaire ;Fournir une orientation sécurité pour tout nouveau collaborateur et un rappel annuel. 

Profil recherché

Niveau Licence minimum + Master dans un domaine lié préférable ;8 ans d’expérience minimum avec une ONG et de l’expérience en management de projets et du personnel, dont 3 années dans un programme international dans un rôle de gestion des opérations, de préférence dans la région ;Expérience  de travail dans une situation d’urgence et/ou de post conflit ;Connaissance des procédures IRC et des bailleurs de fonds (ECHO, BPRM, UNHCR, EureopeAid, etc.) ;Excellent capacité écrite et orale ;Qualités d’organisation ; habilité à travailler sous la pression, dans un environnement rapide et multi taches ;Maîtrise de la langue française (essentiel) et solides compétences en anglais (souhaitable) ;Connaissances fortes de l’outil informatique : Word, Excel, Access, email, etc.

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The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

Scope:

The IRC Chad country program is looking for an Deputy Director Operations (DDO) to maintain and improve effective support systems (finance, administrative, logistics, IT and human resources).  The DDO will be responsible for ensuring that all the necessary systems, policies and procedures are rolled out, understood, and implemented by the relevant staff in all program areas. In addition he/she will ensure that the Country Director is briefed on security and advise on security policies and procedures.  Lastly, the DDO will assist in the overall management of the organisation, by contributing to the development and achievment of the strategic objectives as a member of the Senior Management Team (SMT).

The DDO will supervise directly 4 senior staff (three are based N’Djamena):  Logistics Coordinator, Information Technology (IT) Manager, HR Coordinator and the Base Manager (Abéché). He/she will provide technical supervision to the operations staff in the field offices. The DDO will report to the Country Director and will work closely with the Deputy Regional Director for Operations. 

RESPONSIBILITIES:

General Management Continue the improvement of operations within the country program with the development of a yearly operations work plan;Participate in strategic and day to day management decisions as a member of the Senior Management Team;Act as line manager for Base Manager (Abéché), Logistics Coordinator, Information Technology (IT) Manager and HR Coordinator;Assess and build capacity of the Base Manager (Abéché), Logistics Coordinator, HR Coordinator and IT Manager. Reinforce capacities of Field Coordinator and field offices operations staffEnsure that the IRC complies with all aspects of Chadian law (employment, tax, contract etc.);Ensure all policies and procedures are up to date and understood by all staff.In collaboration with the Finance department, ensure that appropriate Field Office oversight is in place and documented in a field monitoring plan; Conduct analysis of staffing structure in coordination with Country Director and Deputy Director of Programs (DDP)Actively participate in grants opening and closing meetings;Play an active role in preparing internal and external audits; ensure recommendations related to operations are followed and take all necessary measures to address audit findings.  Logistics and IT Provide training and capacity building to logistics and IT staff;Oversee processes and ensure compliance with IRC policies and donor regulations;Review main contracts and ensure validation by NY;Oversee the implementation of logistics policies and procedures for purchasing, delivery, storage, communications and transport;Update/design procedures when necessary;Update  IT policy and procedures and ensure implementation of these through the IT manager;Ensure that all IT equipment is maintained and secure and an appropriate replacement schedule is in place;Finance Review and assist in the maintenance of field site Operating Budgets.Administration Assist the HR Coordinator in the implementation of administrative systems and procedures;Update/design procedures when necessary;Ensure that all leased properties conform to health and safety standards;Ensure the processing of all expatriate staff paperwork for visas, work permits, and travel arrangements;Oversee the IRC Connect implementation (orientation of new national and international staff) in coordination with the HR/Admin teams.Human Resources Assist the HR Coordinator in the implementation of HR policies, systems and procedures for national staff; Update/design procedures when necessary;Oversee the implementation of a training, development and retention plan for all staff;Implement and oversee IRCs HR policies, systems and procedures for international staff;Assist in the planning and identification of IRC staffing needs (national & international);Ensure that the IRC Way and Mandatory Reporting Policies are is rolled out to all staff, beneficiaries, partners, suppliers & contractors;Oversee the Performance Management System implementation for national staff;Oversee the recruitment, training, and capacity building of all staff in Finance, Admin, Logistics, HR, and IT in conjunction with the various line managers.Security Monitor and report on security in all program areas and in other areas likely to impact the IRC;Update the Security Management Plan for the IRC in Chad and train staff where necessary in security procedures and thinking;Provide security orientation to all new staff and refresher orientation as needed.

Requirement

Bachelors Degree required; Masters Degree in a related field preferredMin. 8 years progressive NGO, project and personnel management experience, including a minimum of 3 years international work experience in a operations management role, preferably in the region;Previous experience working in emergency or post-conflict contexts;Knowledge of IRC procedures and policies and donors regulations (ECHO, UNHCR, BPRM, EuropeAid, etc.) preferred;Excellent written and oral communication skills;Solid organizational skills: ability to be flexible & work well under pressure in a fast-paced multi-task team environment;Fluent in written and spoken French is essential;Proficient in written and spoken English is desirable;Strong Computer skills: facility with MS Word, Excel, Access, and email/internet software.

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